Guida alle comunicazioni formali

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Per “comunicazioni formali” non si intendono solamente lettere o e-mail commerciali (della quale possiamo parlare più approfonditamente in un articolo a parte), ma tutte quelle occasioni in cui è necessario scrivere anche solo poche righe per comunicare con persone con le quali non siamo in confidenza.

Biglietti di auguri, di condoglianze, partecipazioni di matrimonio, ringraziamenti, compleanni… rientrano tutti in questa categoria. Spesso l’imbarazzo di non sapere cosa scrivere o la paura di risultare banali può bloccare il nostro spirito creativo; ma seguendo poche e semplici regole  non avrete più alcun tipo di problema!

Gli auguri

Le occasioni in cui può essere necessario fare un biglietto di auguri sono molteplici: una nascita, una promozione al lavoro, un matrimonio… Certo, gli auguri si possono fare anche verbalmente o in via “elettronica” (e-mail, sms ecc.), ma è inutile dire un biglietto cartaceo, oltre a fare più bella figura, diventerà anche un piacevole ricordo. Un biglietto scritto a mano e inviato per posta tradizionale è sicuramente frutto di un maggior impegno e attenzione per i destinatari.

Innanzitutto, se acquistate un biglietto decorato, non accontentatevi delle scritte prestampate. La cosa migliore sarebbe acquistare della carta decorata ma senza scritte, dove potrete sbizzarrirvi con frasi personali.

Possibilmente evitate stereotipi e frasi fatte come “Auguroni”, “Bacioni”, ecc; inoltre scrivete in italiano, evitate i vari ” Merry Christmas” o “Happy Birthday” se il destinatario non è straniero!

Se inviamo gli auguri per un matrimonio, la lunghezza e il contenuto varia in base al gradi di confidenza che avete con gli sposi; nel primo caso non avrete bisogno di esempi, nel secondo un semplice “Siate felici” o un “Vi auguriamo un lungo e felice futuro insieme” possono andare più che bene.

Quando nasce un bambino, la gioia e gli auguri vengono spontanei, non dimenticate di metterli per iscritto su un biglietto di accompagnamento per un eventuale regalo o semplicemente via posta per rallegrarvi con i genitori. Saranno un bel ricordo per i genitori e per il bambino una volta cresciuto!

Le persone a volte provano sentimenti ambivalenti nei confronti dei compleanni, in quanto trattasi di una ricorrenza che segna l’inesorabile scorrere del tempo. Pertanto sui biglietti di auguri di compleanno, a meno che il festeggiato non sia una persona con cui siamo in stretta confidenza, è meglio evitare frasi eccessivamente scherzose.

Partecipazioni di matrimonio

Auspicando sempre un certo grado di sobrietà ed eleganza, non tratterò sugli stili, colori e decorazioni dei biglietti di partecipazione alle nozze, ma semplicemente solo sui contenuti e le regole di disposizione delle informazioni. Vi sono infatti alcune regole precise:

  • Il nome dello sposo deve essere riportato in alto a sinistra, quello della sposa in alto a destra, al centro i dettagli della cerimonia con luogo, data, ora. In basso a sinistra l’indirizzo dello sposo, in basso a destra quello della sposa; se i due provengono da un periodo di convivenza, si può scrivere direttamente l’indirizzo comune. Queste indicazioni sono utili per far recapitare regali di nozze o biglietti e telegrammi di congratulazioni.
  • Al biglietto di partecipazione viene generalmente unito un cartoncino di formato ridotto da destinarsi unicamente agli invitati al pranzo o rinfresco di nozze. In esso devono essere contenute le informazioni necessarie per raggiungere il luogo del ricevimento.
  • Sulla busta l’indirizzo va sempre scritto a mano.
Un buon esempio di partecipazione di nozze trovato in rete

Condoglianze

Mai come nelle occasioni tristi è difficile trovare le parole giuste, ma è fondamentale in questi casi manifestare la propria solidarietà per iscritto. Anche in questo caso per risultare cortesi ed evitare figuracce basta seguire poche semplici regole:

  • La scelta del cartoncino: sceglierne uno neutro, senza decorazioni o scritte di alcun tipo.
  • Evitare la parola “condoglianze”, soprattutto se accompagnata da aggettivi fuori luogo come “vivissime”; usare un tono più sobrio possibile, come un “Ti sono vicino” o “Partecipo al tuo dolore”.
  • Solo se si è più in confidenza, si può pensare di scrivere qualche riga in più ricordando con stima e affetto chi non c’è più.
  • Anche le risposte dovranno essere asciutte e semplici, come “Grazie per esserci stati vicini” o “Grazie per il vostro affetto” ecc.

Reclami

Ahinoi, capita a tutti prima o poi di doversi lamentare per un disservizio o perché abbiamo visto ledere un nostro diritto; ma mettere per iscritto le nostre rimostranze non sempre è così facile, anzi, a volte talmente complicato che preferiamo quasi lasciar perdere. Di seguito vi propongo qualche suggerimento a cui rifarsi in queste malaugurate occasioni.

Innanzitutto scrivete in alto a destra l’indirizzo completo del destinatario; visto che si tratta di una lettera di protesta, meglio soprassedere sui vari “Egregi” e “Spettabili”.

Se ci si rivolge a un’impresa con cui si ha un contatto o una relazione commerciale avviata, bisogna cominciare specificando l’oggetto della comunicazione; scrivere quindi a destra “Oggetto:” e specificare in una frase il contenuto della lettera. Se si tratta invece di una protesta occasionale non è necessaria questa formula.

Nel contenuto della lettera, è meglio cercare di essere diretti ed evitare commenti personali come “Il vostro vergognoso comportamento” e simili. Spiegate in modo sintetico e chiaro i problemi riscontrati, indicando quando, dove e con quale persona si è verificato il problema e concludete scrivendo quale provvedimento riparatore vi aspettate.

Se fate riferimento a qualche documento di cui siete in possesso, indicate il codice di riferimento o il vostro personale codice cliente, in modo da agevolare le ricerche di verifica.

Esigete almeno una risposta, ma evitate inutili minacce, semplicemente spiegate che che se non sarete soddisfatti vi rivolgerete, se necessario, a un legale o a un’associazione per la difesa dei diritti dei consumatori.

Non dimenticate infine di apporre dopo la firma le indicazioni per essere rintracciati, come numero di telefono, indirizzo, e-mail e fax.

Sperando di essere stata utile, vi saluto e ci vediamo al prossimo articolo!

 

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Alessia Caccamo è laureata con il massimo dei voti in Scienze della Comunicazione e Informazione ed Editoria. Attualmente lavora a Pietra Ligure come impiegata presso un operatore Internet locale, che offre banda larga agli utenti della riviera e dell’entroterra ligure con tecnologia hyperlan. Questa è per lei la prima esperienza come scrittrice di articoli ed è entusiasta di questo progetto. Spera vivamente che le sue pubblicazioni possano tornarvi utili.

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