È uno sporco lavoro…scrivere per recuperare un credito

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Nei precedenti articoli abbiamo visto solo casi in cui la comunicazione scritta – e non  -serve per offrire un qualcosa a qualcuno: un prodotto, un invito a un evento, un’idea, una collaborazione ecc. Talvolta però bisogna usare la comunicazione scritta per far valere un nostro diritto oppure ottenere materialmente il risultato sperato per il nostro lavoro.

Vi parlerò in particolare di una situazione che mi riguarda molto da vicino per motivi lavorativi, ossia dover scrivere per recuperare  un credito.

Prima di concentrarsi su cosa scrivere e come scrivere bisogna… convincersi a scrivere! Ammettiamolo, tutti abbiamo una certa reticenza nello scrivere per lamentare qualcosa.  E i clienti – diciamo – non propriamente “integerrimi” ringraziano.

In caso di clienti insolventi, un’eccessiva tolleranza può essere tanto causa del nostro male quanto la mala fede del debitore. Se dopo decine di telefonate, richieste di informazioni rimandate di settimana in settimana, minacce di “prendere provvedimenti” assolutamente innocue non si riesce a recuperare il credito in tempi ragionevoli, occorre passare ai solleciti scritti. 

L’efficacia di un sollecito scritto è cinque volte superiore a quella di un sollecito verbale.

Procedere per gradi

Chiaramente bisogna procedere per gradi. La prima lettera o mail che invieremo dovrà essere piuttosto “soft”: il ritardo nel pagamento potrebbe non essere necessariamente dovuto a mala fede, ma a una svista, un disguido contabile, un problema bancario ecc. Pertanto è meglio non fare subito la voce grossa, ma partire con una lettera pacata ma chiara. Utilizziamo formule introduttive come:

Gentile Cliente, 

da un controllo contabile risulterebbero non saldate le fatture n… (numero fattura) del … (data) con scadenza …(data)

Ovviamente è importante indicare l’importo totale dovuto (nel caso fosse comprensivo di spese di insoluto è bene indicarle nel dettaglio) e gli estremi bancari o modalità di pagamento.

Concludere poi con formule ulteriormente ammorbidenti del tipo:

Qualora aveste nel frattempo provveduto al saldo, ritenete nulla la nostra richiesta. Nel caso vi preghiamo di inoltrare contabile del pagamento.

Con l’occasione invieremo ovviamente i nostri più cordiali saluti. Dobbiamo dimostrare di essere benevoli, di credere alla loro buona fede ma allo stesso tempo tenere sotto controllo la situazione.

Nel caso questa prima lettera non produca alcun risultato, dopo ancora qualche telefonata di avvertimento e, accurato che la buona fede non c’è, occorre passare alle maniere forti. Passiamo a un’altra lettera, questa volta con toni decisamente più perentori. Dobbiamo indicare in modo chiaro:

  • Fonte del credito;
  • il documento che certifica il credito;
  • importo;
  • interessi maturati e spese;
  • termine entro il quale si deve adempiere, pena il passaggio della pratica all’ufficio legale.

Per esempio:

Gent.mo Sig./Spett.le ditta

con la presente lamentiamo il mancato pagamento delle fatture.. per un totale a ns. credito di € …, alla quale debbono sommarsi gli interessi legali e le spese per la seguente raccomandata per un totale complessivo di ….

Vi intimiamo pertanto il pagamento delle somme indicate entro dieci giorni dal ricevimento della presente. In caso contrario, ci troveremo costretti a passare la pratica al nostro legale rivolgendoci, se necessario, all’autorità giudiziaria, con evidente aggravio di spese a vostro esclusivo carico.

E i saluti non saranno più cordiali, ma distinti. Ovviamente una comunicazione del genere non va MAI fatta per posta ordinaria, ma esclusivamente con raccomandata A/R o PEC.

Silenzio assenso

In caso di giudizio tutto il tempo dedicato alle telefonate non conta nulla. Ciò a ulteriore convalida del sollecito scritto, ma più in generale alla comunicazione scritta atta a rivendicare un proprio diritto. Il silenzio (o la comunicazione non scritta) per la legge può significare consenso. Per esempio se un cliente deve lamentare un difetto su un prodotto acquistato  o lamentarsi su un servizio ricevuto, deve farlo per iscritto entro un tot. di tempo, diversamente vuol dire che non ha di che lamentarsi.

Per contro, il silenzio del fornitore che ha ricevuto una lettera di lamentele da un cliente, può essere interpretato come ammissione di responsabilità.

Scrivere, dunque, sempre!

 

 

 

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Alessia Caccamo è laureata con il massimo dei voti in Scienze della Comunicazione e Informazione ed Editoria. Attualmente lavora a Pietra Ligure come impiegata presso un operatore Internet locale, che offre banda larga agli utenti della riviera e dell’entroterra ligure con tecnologia hyperlan. Questa è per lei la prima esperienza come scrittrice di articoli ed è entusiasta di questo progetto. Spera vivamente che le sue pubblicazioni possano tornarvi utili.

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